介護支援専門員の書類って種類も量も多いし保存期間も長いけど半減は無理？

はじめに

介護支援専門員の利用者さん１人１人のカルテ…１年が終わる３月末にはパンク寸前になっていませんか？

私の場合は、年末に上半期の締めをしてました…。

ファイルのサイズを大きくしたりもしてましたけど…年々、追い付かない。

介護支援専門員の書類はじつにたくさん…。

でも減らせない…。(*^▽^*)

介護支援専門員の書類の種類と量は１人の利用者さん辺り…

世の介護支援専門員の皆様、ご苦労さまです。

今日は介護支援専門員の扱う書類についてがテーマです。

主要必須書類を解説しますと、

□ アセスメントシートが１０枚くらい。
□ ケアプラン
　□ 居宅サービス計画書１表が１～２枚
　□ 居宅サービス計画書２表が１～１０枚
　□ 居宅サービス計画書３表が１～２枚
□ 担当者会議録が１～２枚
□ 利用票が１～２枚。
□ 利用票別表が１～３枚。
□ 提供表が１～２枚。
□ 提供表別表が１～３枚。
□ 支援経過記録が１～５枚くらい？
□ モニタリング表が１～３枚くらいでしょうか…。

流れから説明しますと、契約書類一式は除いて、契約を済ませますと、

１ アセスメントシート１０枚に情報を入れて分析。
↓
２ 分析した情報を元に暫定ケアプランを作ります。
↓
３ 暫定ケアプランを元に関係する事業所さんなどを集めて担当者会議。

担当者会議録を作って利用者さんや事業所さんに決まった内容を周知して確認します。
↓
４ ケアプラン ( 本番用 ) を作ります。
↓
５ ケアプランに対応した月間スケジュール表となる利用票と利用票を元に単価が一覧となっている金額見積もり表の利用票別表。

さらに各事業所さん向けの提供表と提供表別表を作ります。
↓
６ 一ヶ月のケアプランの進行状況や利用者さんの生活変化などをモニタリングして記録します。

ケアプランに設定されている期間が切れないように１～６を繰り返して、支援経過記録には利用者さんについて決まったことや影響したことを全て記録していきます。

そんなわけで、１人辺りの書類枚数としては、８枚～５０～６０枚に及ぶこともあるわけです…。

だって利用者さんが、ある日、突然に転倒して別人の状態になったとしましょう。

当月に２回、先の手順を踏みますもの…。

ちなみにこの１から必ず手順を踏む決まりが法的にありまして、

１ 利用者さんの状態が変わった時。
２ ケアプランの有効期限が切れる前。
３ サービス事業所が追加された時。

この３点が絶対義務です。

介護支援専門員の書類の保存期間も長いのでどう整理する？

月に数枚から数十枚に膨れ上がる書類たち…。

もちろんチェックリストを作って漏れなく揃えるわけですが…。

これ保管義務がありますよね。

ご利用者さんが亡くなられて完全終了して５年で破棄できるという…。

他の事業所さんに移行された場合とか生存が確認できない場合も利用を終えて５年で破棄します。

だいたい５年もあればトラブルや事件性もないですから、破棄しても大丈夫です。

ただ１０年とかご利用を継続していただける利用者さんのカルテ。

膨大な量になりますし、初年度を見直すことなんて滅多にしませんが、保管して置くようにしましょう。

ひょんなことから必要に迫られる場合があります。

そして１００人分くらいでしょうか…１年分にすると山の書類が年々、積もっていくわけです。

整理は苦悩の１つですよね。

ダンボールに入れても入れても積み上がっていくダンボールの山。

倉庫が必須になっていきます。

全ページ写真にとって電子チップ…も方法の１つですがそれもコスト高ですしね。

私の場合、手間ですが、厚紙でサンドしまして、綴り紐で綴じ、２枚の厚紙を切れ目を入れた厚紙で糊付けして製本してテプラで利用者さん氏名と年度、終了があれば年月日を見えるようにして棚に並べて収納しました。

収納棚はあいうえお順で利用者さん別。

５年経過したらシュレッダーか焼却処分。

一応、エクセルで氏名と処分日は一覧表で記録…。

けっこうな手間ですけども、やりきった後のすっきり感は、とーっても爽快なものがあります。

介護支援専門員の書類の半減は無理だからやはり整理術？

なぜ、これだけの書類量を丁寧に整えるかなのですが、理由はやはり実地指導でしょう。

実地指導で確認される書類や方向性は県や市のホームページに掲載されているところです。

その昔…。

自主点検票という悪夢のような書類がありまして…。

利用者さんごとに契約日から終了日までの全書類や入退院記録までが１枚のＡ４サイズに記入できる書類…。

え？今でもある？

その自主点検票を全利用者さん分、制度開始日に遡って提出するように言われた鬼のような実地指導を経験したことがあります。

えぇ…毎日、残業してやり遂げましたとも…。

指導日は円満に過ぎていきましたけど…。

しんどかったです。

それ以来、整理には気を付けようというのが私の信条の１つ。

求められたらすぐに出せるようにすることを心掛けてます。

だってお金を払う者が一番強いのは仕方がないですからね。

ごねられません…。(*^▽^*)

まとめ

あ、３章少ない…。

仕方ないで終わってはいけませんね…。

書類圧縮のコツを１つ。

給付管理と帳票を同じパソコンのソフトで一括に扱うかどうかが鍵です。

パソコンのソフトで作った書類って綺麗な分、余白が多くて無駄なんですよね。

ＥｘｃｅｌやＷｏｒｄで自己作成するほうが枚数は確実に圧縮できてしまいます。

ただ、パソコンですと履歴が呼び出しやすく管理しやすい。

自己作成ですとコピーしてＵＳＢなどへ保存しておくことが大事です。

電子媒体でこの部分はあるので～となりますと書庫に入れて保存する紙ベースも少なくて済みますよね。

万が一、誤って処分してしまった場合に求めに応じて印刷して提供することも可能になります。

こうして…。

介護支援専門員、ケアマネージャーさんの日々の神…いや紙との格闘は続いていく…。(*^▽^*)