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介護支援専門員の書類って種類も量も多いし保存期間も長いけど半減は無理?

投稿日:2018年10月19日 更新日:


[ 2枚を1枚と統合してみる?(*^▽^*) ]

はじめに

介護支援専門員の利用者さん1人1人のカルテ…1年が終わる3月末にはパンク寸前になっていませんか?

私の場合は、年末に上半期の締めをしてました…。

ファイルのサイズを大きくしたりもしてましたけど…年々、追い付かない。

介護支援専門員の書類はじつにたくさん…。

でも減らせない…。(*^▽^*)


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介護支援専門員の書類の種類と量は1人の利用者さん辺り…

世の介護支援専門員の皆様、ご苦労さまです。

今日は介護支援専門員の扱う書類についてがテーマです。

主要必須書類を解説しますと、

□ アセスメントシートが10枚くらい。
□ ケアプラン
 □ 居宅サービス計画書1表が1~2枚
 □ 居宅サービス計画書2表が1~10枚
 □ 居宅サービス計画書3表が1~2枚
□ 担当者会議録が1~2枚
□ 利用票が1~2枚。
□ 利用票別表が1~3枚。
□ 提供表が1~2枚。
□ 提供表別表が1~3枚。
□ 支援経過記録が1~5枚くらい?
□ モニタリング表が1~3枚くらいでしょうか…。

流れから説明しますと、契約書類一式は除いて、契約を済ませますと、

1 アセスメントシート10枚に情報を入れて分析。

2 分析した情報を元に暫定ケアプランを作ります。

3 暫定ケアプランを元に関係する事業所さんなどを集めて担当者会議。

担当者会議録を作って利用者さんや事業所さんに決まった内容を周知して確認します。

4 ケアプラン ( 本番用 ) を作ります。

5 ケアプランに対応した月間スケジュール表となる利用票と利用票を元に単価が一覧となっている金額見積もり表の利用票別表。

さらに各事業所さん向けの提供表と提供表別表を作ります。

6 一ヶ月のケアプランの進行状況や利用者さんの生活変化などをモニタリングして記録します。

ケアプランに設定されている期間が切れないように1~6を繰り返して、支援経過記録には利用者さんについて決まったことや影響したことを全て記録していきます。

そんなわけで、1人辺りの書類枚数としては、8枚~50~60枚に及ぶこともあるわけです…。

だって利用者さんが、ある日、突然に転倒して別人の状態になったとしましょう。

当月に2回、先の手順を踏みますもの…。

ちなみにこの1から必ず手順を踏む決まりが法的にありまして、

1 利用者さんの状態が変わった時。
2 ケアプランの有効期限が切れる前。
3 サービス事業所が追加された時。

この3点が絶対義務です。

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介護支援専門員の書類の保存期間も長いのでどう整理する?

月に数枚から数十枚に膨れ上がる書類たち…。

もちろんチェックリストを作って漏れなく揃えるわけですが…。

これ保管義務がありますよね。

ご利用者さんが亡くなられて完全終了して5年で破棄できるという…。

他の事業所さんに移行された場合とか生存が確認できない場合も利用を終えて5年で破棄します。

だいたい5年もあればトラブルや事件性もないですから、破棄しても大丈夫です。

ただ10年とかご利用を継続していただける利用者さんのカルテ。

膨大な量になりますし、初年度を見直すことなんて滅多にしませんが、保管して置くようにしましょう。

ひょんなことから必要に迫られる場合があります。

そして100人分くらいでしょうか…1年分にすると山の書類が年々、積もっていくわけです。

整理は苦悩の1つですよね。

ダンボールに入れても入れても積み上がっていくダンボールの山。

倉庫が必須になっていきます。

全ページ写真にとって電子チップ…も方法の1つですがそれもコスト高ですしね。

私の場合、手間ですが、厚紙でサンドしまして、綴り紐で綴じ、2枚の厚紙を切れ目を入れた厚紙で糊付けして製本してテプラで利用者さん氏名と年度、終了があれば年月日を見えるようにして棚に並べて収納しました。

収納棚はあいうえお順で利用者さん別。

5年経過したらシュレッダーか焼却処分。

一応、エクセルで氏名と処分日は一覧表で記録…。

けっこうな手間ですけども、やりきった後のすっきり感は、とーっても爽快なものがあります。

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介護支援専門員の書類の半減は無理だからやはり整理術?

なぜ、これだけの書類量を丁寧に整えるかなのですが、理由はやはり実地指導でしょう。

実地指導で確認される書類や方向性は県や市のホームページに掲載されているところです。

その昔…。

自主点検票という悪夢のような書類がありまして…。

利用者さんごとに契約日から終了日までの全書類や入退院記録までが1枚のA4サイズに記入できる書類…。

え?今でもある?

その自主点検票を全利用者さん分、制度開始日に遡って提出するように言われた鬼のような実地指導を経験したことがあります。

えぇ…毎日、残業してやり遂げましたとも…。

指導日は円満に過ぎていきましたけど…。

しんどかったです。

それ以来、整理には気を付けようというのが私の信条の1つ。

求められたらすぐに出せるようにすることを心掛けてます。

だってお金を払う者が一番強いのは仕方がないですからね。

ごねられません…。(*^▽^*)

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まとめ

あ、3章少ない…。

仕方ないで終わってはいけませんね…。

書類圧縮のコツを1つ。

給付管理と帳票を同じパソコンのソフトで一括に扱うかどうかが鍵です。

パソコンのソフトで作った書類って綺麗な分、余白が多くて無駄なんですよね。

ExcelやWordで自己作成するほうが枚数は確実に圧縮できてしまいます。

ただ、パソコンですと履歴が呼び出しやすく管理しやすい。

自己作成ですとコピーしてUSBなどへ保存しておくことが大事です。

電子媒体でこの部分はあるので~となりますと書庫に入れて保存する紙ベースも少なくて済みますよね。

万が一、誤って処分してしまった場合に求めに応じて印刷して提供することも可能になります。

こうして…。

介護支援専門員、ケアマネージャーさんの日々の神…いや紙との格闘は続いていく…。(*^▽^*)

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