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４月🌸ですね。
とか言われても、花よりカルテですよね。
玄関に咲いたチューリップより、ＰＣの横に積まれた「３月分の記録」が気になるケアマネさんたち、こんにちは。
世の中は新年度。
名刺が変わったり、異動の挨拶が飛び交ったり、なんかキラキラした空気が流れがちですけど、こちとらまだ「昨年度のまとめ」に追われてるんですよね。
えぇ、あの“毎月恒例、給付管理の祭り”が絶賛開催中なわけで。
月初１０日締めって、なんでこう…新年度に食い込んでくるのか…。
年をまたぐ手帳みたいな存在、それが給付管理。
で、そんなバタバタのなか、「書類の山を制する者がケアマネを制す」なんて言葉が脳裏をよぎるわけです。
でもね、実際のところ、制されてるのはこっち。
書類様に。
「え？私、書類ちゃんと書けてるし？」と自信満々のそこのあなた。
じゃあ、３日前の記録を誰かに読んでもらって、ちゃんと内容伝わりますか？
「いや、まあ、自分で見れば…」とか言ってる場合じゃないんです。
他人に読めなきゃ意味がないんです。
そう、ケアマネの書類って、自分だけの自由帳じゃなくて、第三者が読んで“なるほどね”ってうなずけるものじゃないとダメ。
ちょっとハードル高く感じたでしょ？
それが普通です。
ということで、今回はそんなあなたに送る、笑って読める書類の話。
そもそも日誌、ほんとに要るの？
書類の“濃淡”ってなに？
モニタリングって週に何回叫んでる？
そんな疑問とストレスをちょっとほぐして、「じゃあ、これからどうしようかね」と軽やかに考えられる時間にしていただけたら嬉しいです。
新年度も始まったことですし、今年はちょっとだけ“スマートな書類仕事”を目指してみませんか？
ではでは、笑って読める第１章へどうぞ～！
「ケアマネの仕事って、なんだと思う？」と聞かれたら、ちょっとカッコつけて「人生を支えるプランナーです」とか言いたくなる。
けど、実際は…そう、紙との格闘。
日々、机の上で格闘技です。
たとえば、モニタリング記録。
あれって、サッと終わるはずなのに、途中で「あれ？先月この人、入院してたんだっけ？」なんて疑問が湧いて、カルテを引っ張り出して、過去の記録を読み込んで、ついでに別の人の書類に寄り道して、結局プリンターの前で日が暮れる。
おお、これぞケアマネあるある。
でもね、これ、笑ってる場合じゃない。
書類って、実は仕事の土台なんですよ。
報酬の根拠？それもある。
でも、それだけじゃないんです。
ケアマネって、自分の言葉が公的な保存記録に残る仕事。
過去の自分と向き合う瞬間でもあるんです。
うっかり適当に書いてたら、数ヶ月後に「誰だこのいい加減な記録は！…あ、自分か…」ってなります。
ね、切ないでしょ？
それに、書類って実は「自分を守ること」でもあるんです。
トラブルがあったとき、利用者さんの家族が急に何か言ってきたとき、「ちゃんとこう書いてあります」と言えるその一枚の記録が、あなたの味方に必ずなる。
逆に、「書いたつもりだけど、探しても出てこない」じゃ、味方どころか自爆ボタン。
でもでも、ここで勘違いしちゃいけないのが、「とにかく全部残せばＯＫ！」ってわけじゃないってこと。
無駄に文章を盛って、どこを読みたいのか分からない“情報の迷子”みたいな書類もあるし、逆に、「ハイ訪問した！元気だった！以上！」みたいなやる気ゼロの書類もある。
どっちも読む人の気持ちになってない。
そう、書類って“未来の誰かへの手紙”なんです。
自分、上司、後任、他職種。
いろんな人が読む可能性がある。
だから、わかりやすく、伝わりやすく書く。
…言うは易し、書くはプリンター詰まり。
でも大丈夫、最初から上手く書ける人なんていません。
とりあえず、自分にだけ分かる記録から卒業して、“誰かが読んでも伝わる”記録を目指してみましょう。
あ、だからといって文学作品目指しちゃダメですよ。
情緒豊かなポエム💐は置いておいて、必要なのは“状況と対応と経過”。
要点が絞れてて、それでいて空気が伝わる。
そう、ちょうどいいおにぎりみたいな書類を作るのが理想です。
さあ、今日もプリンターと仲良く、書類とのじゃれ合いは続きます。
次は、流れとバランスの話に行きましょうか。
濃い味も薄味も、調味料のさじ加減が大事なんですよねぇ。
「ルーチンワークって響き、ちょっと安心感ありますよね」…なんて思ってるそこのあなた。
ケアマネに限って言えば、それ卒業証書です。
だって、利用者さんの暮らしは日々変化の連続ですからね。
安定？そんなの幻。
昨日元気だった人が、今日は「ちょっとめまいがして…」って言うし、来週の通院に付き添うはずの家族が「出張入っちゃって…」ってなる。
予定なんて、カレンダー🗓に書いた瞬間から崩れていく運命。
もうスケジュール帳の未来は予知じゃなくて予報です。
降水確率６０％くらいの不確実な予報。
とはいえ、流れがないとさすがに仕事がまわらない。
月初は給付管理、月末は次月のプラン準備、その合間にモニタリングと会議と書類のチェック、たまに飛び込みの相談、そして何気ないおしゃべりがきっかけで発覚する緊急案件。
…あれ、なんかいつも間にか予定詰まってるんですけど？というのが、ケアマネの日常あるある。
で、ここからが本題。
すべての利用者さんに同じ流れをあてはめようとすると、たいてい失敗します。
なぜなら、皆さん“濃さ”が違うから。
そう、ケアの濃淡ってやつです。
要介護５の方はもちろん手間がかかる。
プラン項目も盛りだくさん。
１回の訪問がフルコースみたいになることも。
でも要支援１の方だって、油断ならない。
一見元気そうでも、こっそり転倒リスクがあったり、孤独感がじわじわ来てたり、時には「え、そんなことまで我慢してたの！？」みたいな爆弾発言が飛び出したりする。
油断大敵、要支援。
ここで大事なのが、自分の中で“濃淡”を把握しておくこと。
どこを厚く、どこをサラッと。それを無意識にやってるベテランさん、すごいです。
でも、気づかないうちに「この人は軽いから…」って決めつけちゃってません？
書類のチェックも、ついつい後回しにしてません？
それ、社会から見たら手抜きって言われちゃうんですよね。
ええ、たとえこっちが「いや違うんです！」って声を大にしても、書類がスカスカだったら説得力ゼロ。
悲しいけど、紙って現実的なヤツなんです。
でもね、逆に言えば、書類で“濃淡の調整”ってできるんです。
今月はあまり話せなかったけど、気になってることは記録に残しておこう。
来月はちょっと時間を取って、じっくりお話ししよう。
そういう未来への仕込みとして、書類を使う。
つまり、ケアマネはただの記録屋さんじゃなくて、流れをデザインする人なんです。
かっこいいでしょ？
流れの魔術師。
記録のアーティスト。
ちょっとだけ、名乗ってみてもいいかもしれません。
というわけで、濃い人も薄い人も、ちゃんと見て、ちゃんと書いて、ちゃんと流れを作っていく。
そうすれば、ケアマネの仕事って、ただの業務じゃなくて、物語になるんです。
あなたの記録が、誰かの次の一歩を後押しする。
そんなふうに思えると、ちょっと書類との付き合い方も変わるかもしれませんね。
さあ、お次はケアマネ界の迷信「業務日誌って、ほんとに必要なの？」にズバッと切り込んでみましょうか。
そろそろ本音、言っちゃってもいいですか？
さてさて、ここで永遠の議題、「業務日誌って、本当に必要なのか問題」に切り込んでみましょうか。
もうね、これはケアマネ界の都市伝説ですよ。
「新人には日誌！」「全員書いて提出！」なんていう会社、まだまだありますよね。
まるで“日誌が育てる人材”みたいな言い方してきますけど、ちょっと待って、それ本当に育ってます？
まず日誌って、なんのためにあるんですかって話なんです。
成長の記録？
反省ノート？
いやいや、そんな心の叫びを書いても、読むのは上司。
しかも「読んでます」とか言いながら、実際は３秒で流し読みしてる可能性高し。
下手したら“読んだふり”でスタンプだけ押されるなんて悲劇も。
頑張って書いたのに、「お、今日も書いたね」で終わるあの虚しさ。
しかも個人情報ゴリゴリ入ってるから捨てられない。
地味に厄介な存在、それが日誌。
そもそも、業務日誌って“管理ツール”なんですよ。
上司が「この人、ちゃんと動いてるかな〜？」って確認するためののぞき窓。
それをケアマネ本人に書かせるって、もはや自撮りで監視カメラ。
しかも日報は毎日だから、ちょっとサボったら「昨日の分は？」「一昨日のも！」ってなる。
もうね、タイムカード押した後に「今日の心の動きもどうぞ」と言われてる気分。
でもですよ、ケアマネって基本、利用者さんのケース記録で全てが見えるんです。
訪問した日時、対応内容、課題や変化、ぜんぶカルテに書くんですよ。
日誌に“今日は◯◯さん宅で排泄の話をしました”とか、“△△さんの娘さんから電話がありました”なんて書いてても、それ、すでにカルテに書いてるんですよ。
え？二度書き？そう、二度手間。
もはや書くことが目的になってる本末転倒ループ。
それでも会社側は言うんです。
「やっぱり日誌がないと動きが見えなくて不安で…」って。
うん、わかる。
見たい気持ちはわかる。
でもその不安、ケアマネのせいじゃなくて、管理の仕組みが見えてないせいじゃないですか？
モニタリング記録見れば一発ですよ。
月末の夕方にふとカルテ開いて、その月の記録がちゃんと入ってたら、それが信頼の証でしょ？
全部の日誌より、１枚のしっかりしたケース記録の方が、よっぽど信用できるってもんです。
だからって、「日誌は絶対ムダ！」って怒る気はないんです。
習慣として役立ってる人もいるし、紙に書くことで頭の整理になる人もいます。
でもね、「日誌があることで管理できてる」と思っちゃったら、それは落とし穴。
大事なのは日誌じゃなくて、実際の行動と、その証拠としての記録なんです。
ついでに言えば、日誌が“仕事の見える化”だって言うなら、いっそ手書きじゃなくて、スマホのＧＰＳでもいいんじゃないですか？
…なんてブラックジョークも飛ばしたくなりますけど、それくらい無意味な日誌もあるんです、残念ながら。
日誌を書く時間があるなら、1件でも多くの記録を見直して、次の提案に備える方が断然、実になります。
そして、提案がうまく通った時のあの感じ…あれこそが、ケアマネのご褒美🧡なんですよね。
さあ、そろそろ最終章。
ケアマネという名の“ひとり総合企画室”が、どうやって真価を発揮するのか…いよいよクライマックスへまいりましょう！
ケアマネってさ、なんでこんなに一人で抱えること多いんでしょうね。
全部一人で立てて、一人で走って、一人で転んで、一人で立ち上がって、また記録つけて。
いや、それってもう職人だよ。
超絶孤高のマイスター。
しかも、責任も信頼もぜ〜んぶ個人の背中に乗っかってる。
そりゃあ、たまには「誰かちょっと、こっち見てくれませんか…」って言いたくもなるでしょ。
そんなとき、上司のひと言が救いになるんですよ。
「こないだの対応、良かったよ」とか、「ここの書き方、ちょっと惜しかったな。でもよくやってる」って、それだけで「あ、自分、ちゃんと見てもらえてる」って思える。
評価じゃなくて、共感。
点数じゃなくて、存在確認。
ケアマネにとって、それがどれだけ心の支えになるか、わかってる上司、究極に少ないもんですよねぇ。
で、ここからが今日のクライマックス。
「日誌」が本当に役に立つ瞬間って、まさにこの“心のキャッチボール”が成立したときなんです。
たとえば、ケアマネが日誌を書く。
そこに直属の上司がコメントを書いて返す。
さらに法人の幹部が「お、こんな視点持ってるケアマネがいるのか！」って気づいて一筆残す。
で、またケアマネに戻ってくる。
…なにそれ、もはや感想と感動のリレー。
ちょっとした往復書簡じゃないですか。
でもね、それが続くと、ちゃんと人間関係ができてくる。
言葉が届き、返ってくる。
それだけで、もう日誌って“ただの紙”じゃなくなるんですよ。
もちろん、これは理想形。
現実は「出せ」「はい」「確認済」で終わる３ステップの儀式。
でもそれって、もったいなくないですか？
だったら、ちょっと変えてみましょうよ。
たとえば、日誌じゃなくてもいいから、タイムカードをやめて、上司の前で出勤と退勤のハンコを押してもらう。
時間もその場で書いてもらう。
ついでに、「今日はどうだった？」って会話が生まれる。
小言も、その場でぽろっと言われるけど、記録としても残しておける。
もはやこれ、アナログだけど究極の人間味。
ズルもサボりもできないけど、ズルズルとすれ違うより、ずっといい。
部下の仕事ぶりをちゃんと見て、コメントして、成長を促す。
上司がそうしてくれると、ケアマネだって「じゃあ次、こうしてみようかな」って前向きになれるんです。
上が吸い上げるだけじゃダメ。
上も一緒に、言葉を送り返す。
そうやって、成長の循環をつくっていく。
それこそが、“人を育てる組織”なんじゃないですかね。
あ、もちろん、全員に毎回コメントなんて非現実的ですって？
でもね、たった一行でもいいんです。
「昨日の件、よかったよ」でも「ここ、次はもう一工夫だな」でも。
文字があるだけで、人って「見てもらえた」って思える。
これ、ほんと魔法ですよ。
だからこそ、もしあなたの事業所が「日誌は必要！💡」っていうスタイルなら、その日誌を“成長のやりとり帳”に変えてみてください。
見守ってるよって言葉があるだけで、ケアマネはまだまだ、伸びる。
ひとりで黙々と記録を書いてるように見えても、その先に見てくれる誰かがいるなら、書く意味はちゃんとある。
さて、なんだかんだ言って、ケアマネは孤高だけど、孤独じゃないんです。
記録も、言葉も、使いよう。
押し付けられるか、使いこなすか。
それを決めるのは、結局あなた次第。
って言いながら、上司の皆さんにもそっと言っておきますね。
「部下の記録は、あなたの成長日誌でもありますよ」って。
というわけで、書類の話、がっつりしましたね。
いやはや、お疲れさまでした。
でも、ちょっとは「そうそう！」「それな〜！」って笑いながら読んでくれました？
もしかして、「うわ、自分のことかも…」って内心ヒヤッとした方もいたかもしれません。
大丈夫、それ、ちゃんと仕事してる証拠ですからね🩷。
さてさて。
書類って、本来は重たいものじゃないんです。
必要なものだけど、使いこなせばものすごく便利な“味方”になってくれる存在。
でも、使い方を間違えると、まるで「重たい元カレ」みたいに、じわじわ日常を圧迫してくる。
だったら、こちらから主導権を握って、書類に振り回されるんじゃなく、使い倒すぐらいの気持ちでいきましょう。
日誌があるなら、ひとりで黙って書かないでください。
コメントを求めていいんです。返事を期待していいんです。
ちゃんと見てくれる人がいるっていう感覚、それだけで仕事の質って変わるんです。
そして、もしもあなたが“見てあげる立場”だったら、ほんのひと言でも書いてあげてください。
「ナイス対応」「あと一歩だね」そんな一文が、意外と効くんです。
それが、今日も記録に向き合う力になるんです。
ケアマネの仕事って、毎日が企画書。
プランを作って、動いて、記録して、また練って、提案して、…これ、もう人生コンサルですよ。
でも、どれだけプランが良くても、データと記録がなかったら、ただの「思いつき」で終わっちゃって実地指導で指導ポイントに変換。
だからこそ、記録を残して、そこに“意味”を乗せて、提案につなげる。
それがケアマネの真骨頂なんです。
４月。
世の中は新年度だけど、あなたはまだ３月分の帳尻と戦ってるかもしれません。
でも、そんなあなたのその記録が、きっと誰かの“安心”につながっています。
だから焦らず、丁寧に、でもユーモアを忘れずに。
さあ今日もまた、プリンターと戦い、インク切れに泣き、カルテと向き合いながら、あなたのひと言で誰かの未来がちょっと必ず一歩ずつ良くなる。
そんな毎日を、誇っていきましょう。
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