ケアプラン時短の裏ワザ～１表２表３表で迷子にならない道しるべ～
目次
はじめに…ケアプランは「夜なべ前提」じゃない宣言
ケアマネージャーなら、誰もが一度は心の中で叫びますよね。「ケアプラン、もうちょっとスルスル書けるようにならんのかい！」って。新人の頃はもちろん、ベテランになっても、急に手が止まって「え、私、今、何表に魂を置いてきた？」みたいになる日があります。あります。人間だもの。
でも、ここで大事なのは、ケアプランを“速く書く”こと自体をゴールにしないことです。ゴールは「迷わず整理して、必要なことがちゃんと伝わる形で、無駄なく仕上げる」。言い替えると、速さは“結果”であって、“目的”じゃない。これだけで、ちょっと肩の力が抜けます。
この記事では、ケアプランの１表・２表・３表を「順番に埋めれば完成」みたいな幻想から救い出しつつ、現場で本当に効く時短の考え方を、優しく、だけど実務者の心に刺さる感じでまとめます。ポイントは「どの表が大事か」ではなく、「どの表が今のあなたの迷いポイントになっているか」を見つけて、そこだけ補強すること。つまり、努力を“全面戦争”にしないで、“局地戦”にします。
そして、もう１つ。ケアプランって、本人さん・ご家族さん・サービス事業所さん・保険者さん……それぞれが違う立場で読む文書です。なのに、書いているのはあなた一人。そりゃ大変です。だからこそ、書き方のコツより先に「迷子にならない地図」を持っておくと、毎回の作成がグッとラクになります。
今日の合言葉はこれです。「３表は裏切らない。でも、３表を信じる前に、聞き取りを信じよう」。さぁ、ケアプラン作成の“時短”という名の、ケアマネ心の平和を取り戻しにいきましょう。
[広告]第１章…まずは土台！～一流ケアマネの「６点セット」を先に決める～
ケアプランを手早く仕上げたいなら、まず最初にやるべきことは「入力を速くする」でも「文章を短くする」でもありません。一番最初は、迷子にならないための“土台の宣言”です。ここが決まると、１表も２表も３表も、急に「ただの紙」じゃなくて「地図」になります。逆にここが曖昧だと、どれだけ頑張っても、ケアプランは毎回“新作ミステリー”になります。犯人はだいたい自分の脳内にいるやつです。
まず大前提として、ケアプランは「利用者さんとご家族さんのための提案書」です。ここ、初心者の頃ほど、つい忘れがちです。書類が増えるほど、いつの間にか「保険者に説明できる形にしなきゃ」が先頭に来てしまう。でも本当は、読む人の主役は本人さんとご家族さん。ケアプランは“生活の作戦会議の台本”なので、台本が読み手に伝わらないと、会議が成立しません。
次に、サービス事業所さんが「読んで動ける」こと。これが意外と落とし穴です。ケアプランは、作った瞬間に完成するんじゃなくて、現場で回って初めて完成します。つまり、ケアマネが頑張って書いた文章が、現場の人に「で、結局どうしたら良いんですか？」って言われたら、その瞬間に時短どころか“再編集地獄”が始まります。ケアプランを速く作る人ほど、ここを最初に押さえています。速い人は雑なのではなく、むしろ「現場が迷わない文章」を先に作るから後でやり直しが少ないんです。
そして、もう１つ大きいのが「次、その次のステップを匂わせる」ことです。いきなり壮大な自立計画を語る必要はありません。ただ、本人さんとご家族さんと事業所さんが、同じ方向を向けるように“次の一段”を置いておく。これがあると、モニタリングの時に話が早いです。「出来た／出来ない」だけじゃなくて、「じゃあ次はこの一段をどうしようか」が自然に出てくる。結果として、プランの更新も速くなります。ケアプランは、未来をちょっとだけ先取り出来ると、作成がラクになります。未来が決まってないと、毎回ゼロから悩むので時間が溶けていきます。
ここまでが、ケアプランの“３つの柱”です。ここから先は、作業を速くするための“３つのルール”に入ります。１つ目は「書くべき内容が、書くべき場所に書かれている」こと。これ、当たり前のようで当たり前じゃありません。忙しいと、２表で語るべきことを１表に書いたり、３表の生活像が薄いのに２表だけ立派だったりします。すると、読む人が迷い、作成者も迷い、そして最後にあなたが迷います。ケアプランの迷子は、だいたい“場所違い”から始まります。
２つ目は「手順と日付で、流れが追体験できる」こと。要するに、「この判断はいつ、誰の意向を踏まえて、何を根拠に決めたのか」が追える状態です。ここが整っていると、説明が必要な場面でも慌てません。逆に、ここが抜けると、後から思い出そうとして記憶力テストが始まります。ケアマネの日常に、そんなテストはいりません。あなたの脳は、もっと大事な判断に使いましょう。
３つ目は「説明責任を果たせる」こと。難しい言葉じゃなくて大丈夫です。「何故このサービスなのか」「何故この目標なのか」「何故この順番なのか」を、本人さんやご家族さんに一言で言える状態。これが作れているケアプランは、作成過程も速いです。何故なら、あなたの中で既に整理が終わって書き始めているから。整理が終わっている人は、書くのも速い。書く速度は、タイピングじゃなくて思考の整頓具合で決まります。
ここで、１つ提案です。ケアプラン作成に入る前に、あなたの中で「６点セット」を“口で言える”状態にしておくと、驚くほど迷いが減ります。紙に書かなくても良いんです。頭の中でヨシ、って言えたらスタートで良い。もし言えないなら、書き始める前に引っかかっている場所があるサインです。そのサインを無視して書き出すと、後で必ず止まります。止まる場所が分かっているなら、最初にそこだけ整えてから進める。これが、時短の一番大事なコツです。
余談ですが、ケアプランが遅くなる最大の敵は「全部を完璧にしようとする自分」です。完璧主義のケアマネほど、本人さんの生活を守ろうとして丁寧に書きます。尊い。けど、丁寧さが“迷い”に変わった瞬間、ケアプランは長編小説になります。ケアプランは小説ではなく、生活の道案内です。道案内は、読んだ人が迷わず歩けたら勝ち。あなたが悩み続けたら負けです。ここ、ちょっと笑いながら胸に置いておきましょう。
この章の結論は、こうです。ケアプランを速くする人は、書き始める前に「誰のため」「誰が動く」「次の一段」と「場所・流れ・説明」を先に決めています。次の章では、いよいよ「１表？２表？３表？」の迷子問題に真正面から入っていきます。たぶんあなたの中の“３表信者”と“２表重視派”が小競り合いを始めますが、大丈夫です。どっちも正しい。正しいけど、順番が違うだけです。そこでほどいていきましょう。
第２章…ポイントは１表？２表？３表？～答えは「聞き取りが９割」です～
ケアプランの話になると、現場あるあるの議論が始まります。「結局さ、１表が大事なんだよ」「いやいや２表が芯でしょ」「いや３表こそ命だよ！」と、まるで“推し表”の宗派争いみたいになりますよね。大丈夫です、みんな正しいです。違うのは“入口”だけ。結論から言うと、１表・２表・３表の勝負の前に、勝負はもうついています。聞き取りが整っていれば、どの表から入っても早い。聞き取りがぼんやりしていると、どの表から入っても遅い。これが真理です。
例えばイメージで言うと、１表は「この人はどんな人？」を１枚で掴む名刺みたいなもの。２表は「何が困りごとで、どこを目指すか」を言葉にして、関係者の足並みを揃える作戦会議の議事録。３表は「普段の暮らしがどんな流れで回っているか」を見える化する、生活のタイムラインです。つまり、１表は人物紹介、２表は方針、３表は日常の映像。どれも欠かせません。
でも、ここで一番多い落とし穴が「聞き取りが部分的なまま、各表を埋め始めてしまう」ことです。そうすると何が起きるか。２表は立派なのに、３表の生活が薄い。あるいは３表はそれっぽいけど、２表の課題が“病名中心”に寄ってしまう。すると、後から本人さんや家族さんと話すたびに「ん？前提が違ったぞ？」となり、修正の連続で時間が溶けます。ケアプランの時短って、実は「後戻りを減らす技術」なんです。
聞き取りが難しいのは「２４時間３６５日」だから
そもそも、生活の話を聞くって難しいんですよね。病気や困りごとの話は出やすいのに、生活の全体像は出にくい。本人さんもご家族さんも、困っているところは語れるけど、普段当たり前にやっていることは語り難い。しかも依頼の段階で「このデイを使いたい」「このヘルパーに来て欲しい」みたいに、サービス名から話が始まることも多いです。そこでケアマネが「生活はどうですか？」と聞くと、「根掘り葉掘り聞き過ぎ！」って顔をされる。……あるある過ぎて、私の心が正座します。
ここでのコツは、サービス名を否定しないことです。否定すると防御が上がります。まずは受け止めます。「そのサービスが気になっているんですね。そこに辿り着いた理由を、生活の場面で教えてください」と、サービスを“入り口”として使う。すると本人さん側も「責められてない」と感じやすくなって、話が出やすくなります。サービスの希望を、困りごとの言葉に優しく翻訳していく感じです。
「認定資料」と「アセスメント」は、聞き取りの補助輪
聞き取りが薄い時、頼りになるのが認定資料とアセスメントです。これは本人さんの話を疑うための武器ではなく、本人さんの生活を“思い出しやすくするための補助輪”です。本人さんが言葉にしづらい部分を、こちらが具体的な場面にして差し出すと、記憶が繋がりやすいんですね。
例えば、「転倒が心配です」で終わらせずに、「朝起きてからトイレまでの動きで、一番怖い瞬間はどこですか」と場面を切る。あるいは、「食事は大丈夫ですか」ではなく、「朝は誰とどこで、何をどのくらいで食べていますか」と映画のワンシーンみたいに聞く。こういう“生活のカメラワーク”が出来ると、３表が自然に埋まっていきます。３表が埋まると、２表の課題と目標が勝手に整理されます。つまり、３表は単なる表ではなく、２表を迷わず書くための土台にもなるんです。
逆ギレされないための「聞き取りの言い回し貯金」
聞き取りが深くなるほど、「そんなに聞くの？」が起きやすいのも事実です。ここで効くのが、言い回しの工夫です。ポイントは、目的を先に言って安心してもらうこと。例えば「生活を楽にするために、今の流れを一度だけ一緒に確認させてください」「合わない支援にならないように、必要なところだけ聞きますね」と一言添えるだけで、空気が変わります。
それでもピリッとした時は、ケアマネの必殺技を使います。「分かりました。じゃあ“一番困っている場面”だけ教えてください。そこから必要な分だけ広げます」。相手の負担を減らす宣言です。これを言えると、会話の主導権を取り返しつつ、関係を壊し難い。時短って、実はコミュニケーションで決まる部分が大きいんですよね。
この章のまとめはシンプルです。１表・２表・３表のどれが大事かで悩む前に、「生活の映像」が頭に浮かぶ聞き取りを作ること。生活の映像が撮れたら、表は後からついてきます。次の章では、その聞き取りをさらに速く・濃くするために、新規ケアプランで効く“段取りの分割”と、二度手間に見える近道の話に入っていきます。ここがハマると、新規が怖くなくなりますよ。
第３章…新規が速くなる！～契約と面談を敢えて分ける「二度手間に見える近道」～
継続のケアプランって、いわば「前回の自分からの置き手紙」がある状態です。生活の流れも、本人さんの言葉のクセも、ご家族さんの心配のツボも、だいたい把握できている。だから更新は、極端に言えば“微調整”で済む日もあります。
一方で新規は、情報も関係性もゼロから。しかも相手はたいてい、緊張しています。本人さんは「何を聞かれるんだろう…」、ご家族さんは「ちゃんとしてくれるのかな…」、そしてケアマネ側は「今日こそ全部を聞き切りたい…！」。この“三つ巴の緊張”があると、聞き取りはどうしても“短く浅く”なりやすいんです。結果、後で「あ、あれ聞いてなかった」「そこ確認してなかった」が発生して、やり直しが増え、時間が溶けます。新規が遅くなるのは、あなたの能力不足じゃなくて、構造上のあるあるです。
そこで効くのが、「契約」と「プランニングの初期面談」を、敢えて分ける作戦です。ここで多くの人が言います。「え、２回訪問？しんどい…」と。はい、しんどいです。しんどいんですが、トータルでは軽くなることが多い。理由はシンプルで、１回目で“安心”と“前提”を作ってしまうと、２回目の聞き取りが驚くほどスムーズになるからです。
１回目は「安心」と「宿題」を置いて帰る回
１回目の目的は、情報収集の完走ではありません。ここで欲しいのは「ケアマネの仕事ってこういう流れなんだ」という理解と、「話して良いんだ」という許可、そして「次までに思い出しておくこと」の土台です。ここが作れたら勝ちです。
例えば契約の説明の途中で、サラっとこう添えると空気が変わります。「次回は生活のお話を少し丁寧に伺います。困りごとを解決するために、普段の流れが分かると一気に早く整うんです」。この一言で、次回の面談が“詰問”じゃなく“作戦会議”に見えやすくなります。
さらに強いのが、宿題を“軽く”出すことです。重い宿題は嫌われます。軽い宿題が喜ばれます。例えば「全部でなくて大丈夫なので、思い出せる範囲で良いです。朝・昼・夜で、よく困る場面をそれぞれ１つずつメモしておいてください」。これなら心理的ハードルが低い。次回、こちらが質問を投げなくても、相手の口から自然に材料が出てきます。
２回目は「生活の映像」を撮る回
２回目は、まさにプランニングの本番です。ここでの主役は３表的な“生活の映像”です。生活の映像が撮れると、２表の課題と目標が勝手に整っていきます。ここでのコツは、抽象を避けて場面で聞くこと。「転びますか？」より「転びそうになるのは、家のどの場所で、どの動きの時ですか？」。「食事は大丈夫ですか？」より「朝はどこで誰と、何をどのくらいで食べていますか？」。映画のカメラマンになった気持ちで、暮らしを追いかけます。
この時、本人さんやご家族さんが話しやすい魔法の前置きがあります。「必要なところだけ、短く聞きますね」。不思議なもので、こう言うと長く話してくれます。人は“短くて良い”と言われると、安心して話せるんですね。ケアマネの世界七不思議の１つです。
ただし例外あり～「急ぎの３点」は分けない～
もちろん、何でもかんでも分ければ良いわけではありません。命に関わること、食事が成立していないこと、排泄や清潔が破綻していること。この辺りは“悠長に２回目で”なんて言っている場合ではないので、初動を優先します。ここは迷わず、必要な手当を先に整える。プランニングの美しさより、生活の安全が先です。ケアマネは書類職じゃなく、生活の守備隊なので。
「二度手間」に見えるのに速くなる理由
この分割作戦の本当の価値は、２回訪問そのものではなく、「本人さんとご家族さんが自分の生活を思い出す時間」を確保できる点にあります。こちらがその場で全部引き出そうとすると、どうしても質問が増え、相手は疲れ、最後に「もうそれで良いです」が出てしまう。するとプランは薄くなり、後で修正が増える。結果的に、あなたの作業時間が伸びます。
逆に、１回目で安心と宿題を置いて、２回目で生活の映像を撮れた新規は、その後のモニタリングも話が早いです。「前回の方向性、合ってましたね」「じゃあ次はここを一段だけ上げましょう」が言いやすくなる。つまり、最初の新規が整うと、その後の継続がずっとラクになります。未来の自分への投資です。
そして契約時に認定資料を行政から受け取るための書類に署名承諾印をいただいておくと２回目までに過去情報の一部を素地として得られます。これも大きい。
次の章では、ここまでで集めた材料を「迷わず文章にする」ための道具とルーティンの話に入ります。手間を減らすのは気合ではなく、仕組みです。気合は夕方には電池切れしますが、仕組みは裏切りません。
第４章…時短三種の神器！～３枚手板＋言い回し貯金＋５分見直しの必勝ルーティン～
ここまでで、「聞き取りが９割」「新規は分けると速くなる」という土台はできました。ここから先は、いよいよ“手が勝手に動く状態”を作る章です。ケアプラン作成って、気合で速くするものじゃないんですよね。気合は夕方に電池が切れます。仕組みは、眠くても動きます。だからこの章は、あなたの未来の残業を減らすための「仕組み作り」の話です。
三種の神器①～３枚手板で「質問の迷子」を根絶する～
新規の面談で、質問が散らかる原因はだいたいこれです。「何を見ながら聞けばいいか」が目の前で揺れるから。そこで活躍するのが３枚手板。やり方はシンプルで、面談の場に“見るものの順番”を固定しておきます。
１枚目は、チェックの軸になる紙。アセスメントのチェック部分だけを抜き出して、必要な要素を漏らさないための“網”として使います。ここでコツなのは、基礎情報を持ち歩き過ぎないことです。基礎情報が多いと、目が情報に引っ張られて質問が固定化します。面談は「この人の生活」を聞く場なので、チェックは“最低限の網”で十分です。
２枚目は３表。これが生活の映像を撮るためのカメラです。３表は「全部を完璧に埋めるぞ」と構えると固くなります。まずは右側、つまり“本人さんの意向”や“生活のニュアンス”が出る部分を丁寧に拾う意識で良い。月単位の細かさは、最初はざっくりでも戦えます。ここを丁寧に拾うと、２表の文章が急に書きやすくなります。３表は、２表の材料工場です。
３枚目は認定資料。これは答え合わせのためではなく、「生活の抜け」を埋めるための補助輪です。本人さんやご家族さんの話が途切れた時に、「この場面はどうでしたか？」と具体の場面を差し出すために使う。つまり、３枚目は会話が止まった時のエンジンです。
ここで大事なのは、３枚を“並べておく”ことです。脳って不思議で、紙を切り替える回数が増えるほど集中力が削れます。並んでいるだけで、質問の流れが保たれます。あなたが速くなるのは、あなたの能力が急に上がるからじゃなくて、迷う要素が減るからです。
三種の神器②～「言い回し貯金」で逆ギレを未然に防ぐ～
聞き取りが深いほど、相手の防御が上がる瞬間があります。ここで毎回“その場のアドリブ”で乗り切ると、あなたの心が削られます。だから、言い回しは貯金しておくのが良いです。いわば「会話の定型文」ですね。定型文って味気ないようで、実は相手を安心させる効果があります。
例えば、根掘り葉掘りと思われそうな質問の前に、「合わない支援にならないように、必要な分だけ確認させてください」と添える。サービス名が先に出た時は、「そのサービスを使うと生活のどこが楽になりそうですか？」と聞く。怒りが出そうな時は、「分かりました。一番困っている場面だけ教えてください。そこから必要なところだけ広げます」と切り替える。こういう言い回しが“口から自然に出る”ようになると、面談が速くなるだけじゃなく、疲れ難くなります。疲れ難いと、書類作成も速くなります。結局、時短は体力戦でもあるんですよね。
三種の神器③～最後の「５分見直し」で未来の自分を救う～
ケアプラン作成で地味に時間を奪うのが、後日の「えっと、何でこう書いたんだっけ？」です。未来の自分からすると、過去の自分はけっこう無責任です。メモが薄いと、未来の自分は泣きます。そこで効くのが、完成直前の５分見直しルーティンです。
この５分でやることは、文章を美しくすることではありません。「説明が出来る状態に戻す」ことです。本人さんに聞かれたら一言で言えるか。ご家族さんに聞かれたら一言で言えるか。事業所さんが読んで動けるか。日付と流れが追えるか。ここが整っていれば、あなたは後日救われます。後日救われると、次のケアプラン作成が速くなります。つまり、５分見直しは、次回の時短にも直結します。
ここまでの仕組みを「継続」に活かす小技
継続のケアプランは、前回の置き手紙がある分、油断すると“惰性”になりがちです。惰性になると、聞き取りが薄くなり、生活の変化を取り逃がし、後で急に大きな修正が必要になります。これが一番コスパが悪い。だから継続では、３表のどこか１か所だけを必ず更新する癖をつけると良いです。全部を更新しなくて良い。１つの表の１か所で良い。１か所が更新されると、２表も自然に更新されます。少ない努力で、整う。これが継続の時短の美学です。
この章の結論はこうです。速くなる人は、速くしようと頑張っているのではなく、迷いを減らす道具と流れを持っている。３枚手板で質問の迷子を消し、言い回し貯金で面談の摩擦を減らし、５分見直しで未来の自分を救う。これで、新規も継続も、作成が“苦行”から“手順”に変わっていきます。
次はいよいよ「まとめ」です。施設ケアマネさんへの現実的な視点も混ぜつつ、今日から使える締めの形に整えていきますね。
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ケアプランを手早く仕上げるコツを、ここまでギュっと詰めてきましたが、結局のところ「魔法の時短ボタン」はありません。……と言い切ると夢がないので、言い方を変えます。魔法はないけど、“迷子にならない地図”は作れます。地図がある人は、同じ距離でも早く着きます。ケアプランもまったく同じです。
まず土台は、本人さんとご家族さんのための提案書であり、事業所さんが読んで動けて、しかも次の一段まで匂わせられること。この前提が腹落ちすると、文章が勝手に整います。速さはタイピングではなく、思考の整頓から生まれる……ここが一番大事でした。
次に、１表・２表・３表の宗派争いは一旦お休みで、勝負は「聞き取り」で決まるという話でした。生活の映像が撮れれば、３表が埋まり、３表が埋まれば２表が迷わず書け、２表が整えば１表も自然に引き締まる。つまり、表は“順番”じゃなくて“連動”なんですね。連動が起きると、後戻りが減るので結果的に早くなります。
新規の時は、契約と初期面談を分ける「二度手間に見える近道」も紹介しました。あれは訪問回数を増やすためじゃなく、本人さんとご家族さんが生活を思い出す時間を確保するための作戦でした。思い出してもらえれば、聞き取りは濃くなる。濃くなれば、プランは薄くならない。薄くならなければ、修正が減る。修正が減れば、あなたの夜が守られる。ここまで繋がると、やる価値が見えてきます。
そして仕上げは仕組み。３枚手板で質問の迷子を消し、言い回し貯金で面談の摩擦を減らし、最後の短い見直しで未来の自分を救う。気合は夕方に電池切れしますが、仕組みは疲れていても働きます。あなたの働き方に味方を作る、という感覚が近いです。
最後に、施設ケアマネさんの話も少しだけ。担当人数が多いほど、完璧を目指した瞬間に破綻しやすいのが現実です。だからこそ「全部を厚く」ではなく、「迷子にならない骨組みを崩さない」ことが効いてきます。生活の映像が見える３表を軸にして、現場が動ける２表を整え、説明できる形で１表を締める。これを“毎回同じ流れ”で回せるだけで、心身の消耗が違ってきます。
ケアマネの仕事は、地味に見えて、実はものすごく創造的です。生活を組み立て直す仕事だからこそ、あなた自身の時間も、生活も、守って良いんです。今日から１つだけでも試してみてくださいね。「よし、今日は３表で生活の映像を撮る日」と決めるだけでも、ケアプランはちゃんと変わります。あなたの手元に、少しでも“余白”が戻ってきますように。
今日も閲覧ありがとうございましたm(__)m
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